Nutzungsbedingungen (AGB)

(1) Diese Nutzungsbedingungen regeln die Nutzung der webbasierten Software-Plattform für Steuerkanzleien und der zugehörigen Anwendungen und Serverdienste (nachfolgend „Plattform“). Anbieter ist Nguyen Phang Phap, E-Mail: phaptam334@gmail.com (nachfolgend „Anbieter“). Die ladungsfähige Anschrift des Anbieters wird der Kanzlei mit der Freischaltung in Textform mitgeteilt. Der Anbieter stellt die Plattform als Privatperson unentgeltlich und ohne Gewinnerzielungsabsicht bereit.

(2) Vertragspartner des Anbieters ist ausschließlich die Steuerkanzlei, die die Plattform für ihren Kanzleibetrieb nutzt (nachfolgend „Kanzlei“). Die Plattform richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB; eine Nutzung als Verbraucher (§ 13 BGB) ist ausgeschlossen. Die Person, die den Registrierungsantrag stellt, versichert, zur Vertretung der Kanzlei berechtigt zu sein.

(3) Die Kanzlei kann ihren Mitarbeitenden und ihren Mandanten Zugänge einrichten (zusammen mit der Kanzlei nachfolgend „Nutzer“). Diese Nutzer werden nicht Vertragspartner des Anbieters; sie nutzen die Plattform im Auftrag und in der Verantwortung der Kanzlei.

(4) Der Vertrag kommt zustande, wenn die Kanzlei im Registrierungsantrag diesen Nutzungsbedingungen einschließlich der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (Anlage 1) durch Anklicken des dafür vorgesehenen Kästchens zustimmt und der Anbieter den Antrag freischaltet. Ein Anspruch auf Freischaltung besteht nicht.

(5) Allgemeine Geschäftsbedingungen der Kanzlei gelten nicht, auch wenn der Anbieter ihnen nicht ausdrücklich widerspricht.

(1) Die Plattform ist ein Hilfsmittel zur Erfassung, Ablage, Verwaltung und Aufbereitung von Mandanten-, Beleg-, Bank-, Buchungs- und Personaldaten sowie zur Vorbereitung ihrer Weiterverarbeitung durch die Kanzlei, insbesondere in einer Buchhaltungssoftware der Kanzlei.

(2) Die Überlassung erfolgt unentgeltlich. Der Anbieter schuldet keine bestimmte Beschaffenheit, keine bestimmten Funktionen, keinen unveränderten Fortbestand von Funktionen und keine bestimmte Verfügbarkeit. § 8 bleibt unberührt.

(3) Der Anbieter erbringt keine Unterstützungs-, Schulungs-, Einrichtungs- oder Supportleistungen. Erbringt er solche Leistungen im Einzelfall dennoch, geschieht dies freiwillig und ohne Rechtspflicht für die Zukunft.

(1) Der Anbieter erbringt keine Hilfeleistung in Steuersachen im Sinne des Steuerberatungsgesetzes, keine Rechtsdienstleistung und keine Lohn- oder Arbeitsrechtsberatung. Die Plattform ersetzt nicht die fachliche Prüfung durch die Kanzlei.

(2) Automatisch erzeugte oder vorgeschlagene Inhalte – insbesondere erkannte Belegdaten, vorgeschlagene Konten, Steuerschlüssel und Buchungstexte, Abgleiche, Summen, Auswertungen, Hinweise sowie erzeugte Export- und PDF-Dateien – sind unverbindliche Arbeitshilfen. Sie können unvollständig oder fehlerhaft sein.

(3) Die Kanzlei prüft alle Eingaben, Vorschläge und Ergebnisse der Plattform vor ihrer Verwendung in eigener Verantwortung, insbesondere bevor sie Daten in ihre Buchhaltung übernimmt, Buchungen festschreibt, Steuererklärungen, Voranmeldungen oder Lohnabrechnungen erstellt oder Unterlagen an Mandanten oder Behörden weitergibt. Für ihre Arbeitsergebnisse gegenüber ihren Mandanten und Dritten ist allein die Kanzlei verantwortlich.

(1) Die Plattform ist kein Archivsystem und dient nicht der Erfüllung gesetzlicher oder berufsrechtlicher Aufbewahrungspflichten (insbesondere §§ 146, 147 AO, GoBD, § 66 StBerG).

(2) Die Kanzlei bewahrt alle aufbewahrungspflichtigen Unterlagen und Daten außerhalb der Plattform selbst auf und sichert die von ihr in der Plattform verarbeiteten Daten regelmäßig und in einer dem Risiko angemessenen Weise eigenständig, insbesondere über die Export-Funktionen der Plattform. Eine Pflicht des Anbieters zur Aufbewahrung, Sicherung oder Wiederherstellung von Daten der Kanzlei besteht nicht.

(1) Die Kanzlei

1. macht im Registrierungsantrag und in der Plattform wahrheitsgemäße und vollständige Angaben;
2. richtet Zugänge nur für ihre Mitarbeitenden und Mandanten ein, verwaltet sie, beendet Zugänge ausgeschiedener Personen unverzüglich und verpflichtet alle Nutzer, die sie zulässt, zur Einhaltung von § 5 Abs. 2; sie hat Handlungen dieser Nutzer wie eigene zu vertreten;
3. gibt nur Daten ein und lässt nur Daten eingeben, deren Verarbeitung ihr nach dem Datenschutzrecht, dem Berufsrecht und den übrigen Gesetzen erlaubt ist, und erfüllt ihre Pflichten als Verantwortliche gegenüber den betroffenen Personen, insbesondere die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO;
4. beachtet ihre berufsrechtlichen Pflichten, insbesondere die Verschwiegenheitspflicht und die Anforderungen an die Einbeziehung von Dienstleistern (§ 62a StBerG), in eigener Verantwortung;
5. informiert den Anbieter unverzüglich, wenn sie einen Missbrauch von Zugangsdaten oder eine Sicherheitslücke vermutet.

(2) Jeder Nutzer hält seine Zugangsdaten geheim, nutzt die Plattform nicht für rechtswidrige Zwecke, lädt keine Inhalte hoch, deren Speicherung gegen Gesetze oder Rechte Dritter verstößt, greift nicht in den technischen Betrieb ein, umgeht keine Schutzmaßnahmen, führt keine automatisierten Massenabfragen durch, die den Betrieb beeinträchtigen, und greift nicht auf Daten anderer Kanzleien zu.

(1) Die Plattform kann es der Kanzlei ermöglichen, Dienste Dritter mit ihrem Datenbereich zu verbinden (nachfolgend „Dienste Dritter“). Ob und welche Dienste Dritter verbunden werden und welche Daten diese erhalten, entscheidet allein die Kanzlei.

(2) Bindet die Kanzlei einen Dienst Dritter ein, schließt sie die erforderlichen Verträge mit dessen Anbieter in eigenem Namen und eigener Verantwortung, einschließlich etwa erforderlicher Vereinbarungen nach Art. 28 DSGVO und § 62a StBerG. Der Anbieter der Plattform ist nicht Vertragspartner dieser Dienste, hat auf sie keinen Einfluss und ist für ihre Verfügbarkeit, ihre Ergebnisse und ihren Umgang mit Daten nicht verantwortlich. Ergebnisse von Diensten Dritter prüft die Kanzlei nach § 3 Abs. 3.

(1) Der Anbieter bemüht sich um einen störungsfreien Betrieb, schuldet aber keine bestimmte Verfügbarkeit. Unterbrechungen, insbesondere für Wartung und Sicherheitsupdates oder wegen Störungen bei Dienstleistern oder im Internet, sind jederzeit möglich, auch ohne vorherige Ankündigung.

(2) Der Anbieter darf die Plattform weiterentwickeln und Funktionen ändern, ersetzen oder einstellen, wenn dafür ein sachlicher Grund besteht (insbesondere technische Entwicklung, Sicherheit, Änderung der Rechtslage, Bedingungen von Dienstleistern oder die Tragbarkeit eines unentgeltlichen Angebots). Entfällt eine Funktion, mit der Daten gespeichert werden, gibt der Anbieter der Kanzlei zuvor in angemessener Frist Gelegenheit, diese Daten zu exportieren, soweit dies technisch möglich ist.

(3) Der Anbieter erstellt Sicherungen der Datenbank für den eigenen Betrieb. Diese dienen nicht der Erfüllung von Pflichten der Kanzlei; ein Anspruch auf Wiederherstellung einzelner Daten besteht nicht. § 4 Abs. 2 bleibt unberührt.

(1) Der Anbieter überlässt die Plattform unentgeltlich. Er haftet deshalb – gleich aus welchem Rechtsgrund – nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit.

(2) Unberührt bleibt die Haftung

1. für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einer fahrlässigen Pflichtverletzung des Anbieters oder einer vorsätzlichen oder fahrlässigen Pflichtverletzung eines gesetzlichen Vertreters oder Erfüllungsgehilfen des Anbieters beruhen,
2. für arglistig verschwiegene Mängel,
3. aus einer ausdrücklich übernommenen Garantie,
4. nach dem Produkthaftungsgesetz und
5. soweit eine Beschränkung sonst gesetzlich ausgeschlossen ist.

(3) Hat die Kanzlei ihre Pflicht zur eigenen Datensicherung (§ 4 Abs. 2) nicht erfüllt, haftet der Anbieter für den Verlust von Daten – im Rahmen von Absatz 1 und 2 – nur für den Aufwand, der bei ordnungsgemäßer Datensicherung zur Wiederherstellung erforderlich gewesen wäre.

(4) Ein Mitverschulden der Kanzlei, insbesondere durch die Verwendung ungeprüfter Ergebnisse entgegen § 3 Abs. 3, ist nach § 254 BGB zu berücksichtigen. Der Anbieter haftet insbesondere nicht für Steuernachforderungen, Hinzuschätzungen, Zinsen, Säumnis- oder Verspätungszuschläge, Bußgelder, Regressansprüche von Mandanten oder sonstige Folgen, die darauf beruhen, dass die Kanzlei ihre Pflichten aus §§ 3 bis 6 nicht erfüllt hat, es sei denn, der Schaden beruht auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit des Anbieters.

(5) Die vorstehenden Beschränkungen gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters. Die Haftung nach Art. 82 DSGVO bleibt unberührt.

Die Kanzlei stellt den Anbieter von Ansprüchen Dritter – insbesondere ihrer Mandanten, deren Beschäftigter, ihrer eigenen Mitarbeitenden, von Behörden oder von Rechteinhabern – frei, die diese wegen einer von der Kanzlei zu vertretenden Verletzung ihrer Pflichten aus §§ 3 bis 6 oder aus Anlage 1 gegen den Anbieter geltend machen, einschließlich der angemessenen Kosten der Rechtsverteidigung. Der Anbieter informiert die Kanzlei unverzüglich über solche Ansprüche und gibt ihr Gelegenheit zur Stellungnahme.

(1) Die Kanzlei erhält für die Dauer des Vertrags ein einfaches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht, die Plattform für ihren eigenen Kanzleibetrieb bestimmungsgemäß zu nutzen und ihren Nutzern im Rahmen von § 1 Abs. 3 Zugang zu gewähren. Eine Weitergabe, Vermietung oder Bereitstellung an Dritte sowie eine Bearbeitung, Dekompilierung oder Rückentwicklung der Software ist untersagt, soweit sie nicht gesetzlich zwingend erlaubt ist (§§ 69d, 69e UrhG).

(2) Die Daten, die die Kanzlei und ihre Nutzer in die Plattform einstellen, bleiben deren Daten. Die Kanzlei räumt dem Anbieter die Rechte ein, die zur Bereitstellung der Plattform erforderlich sind, und nur zu diesem Zweck; im Übrigen gilt Anlage 1.

(1) Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit. Die Kanzlei kann ihn jederzeit ohne Frist durch Erklärung in Textform an phaptam334@gmail.com kündigen.

(2) Der Anbieter kann den Vertrag mit einer Frist von einem Monat in Textform kündigen, insbesondere wenn er den Betrieb der Plattform ganz oder teilweise einstellt. Er weist dabei auf die Möglichkeit zum Export der Daten hin.

(3) Das Recht beider Seiten zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund für den Anbieter liegt insbesondere vor, wenn die Kanzlei oder ein von ihr zugelassener Nutzer erheblich gegen § 5 verstößt oder die Fortsetzung der Bereitstellung aus rechtlichen Gründen unzumutbar wird.

(4) Der Anbieter kann Zugänge vorübergehend ganz oder teilweise sperren, soweit dies zur Abwehr einer Gefahr für die Sicherheit der Plattform oder der Daten anderer Kanzleien oder bei einem begründeten Verdacht eines erheblichen Verstoßes gegen § 5 erforderlich ist. Er informiert die Kanzlei unverzüglich und hebt die Sperre auf, sobald ihr Grund entfallen ist.

(5) Nach Vertragsende gilt für die Daten der Kanzlei Ziffer 11 der Anlage 1.

(1) Der Anbieter kann diese Nutzungsbedingungen einschließlich Anlage 1 für die Zukunft ändern, wenn dafür ein sachlicher Grund besteht, insbesondere neue oder geänderte Funktionen, eine geänderte Rechtslage oder Rechtsprechung oder geänderte Bedingungen von Dienstleistern.

(2) Eine geänderte Fassung wird nur wirksam, wenn die Kanzlei ihr ausdrücklich zustimmt; Schweigen gilt nicht als Zustimmung. Der Anbieter teilt die geänderte Fassung in der Plattform oder in Textform mit. Stimmt die Kanzlei nicht zu, kann jede Seite den Vertrag nach § 11 kündigen; bis dahin gilt die bisherige Fassung.

(1) Für die personenbezogenen Daten, die die Kanzlei und ihre Nutzer in der Plattform verarbeiten, ist die Kanzlei Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO; der Anbieter verarbeitet sie in ihrem Auftrag. Hierfür gilt die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung in Anlage 1, die mit der Zustimmung der Kanzlei zu diesen Nutzungsbedingungen geschlossen wird.

(2) Informationen zur Verarbeitung von Daten, für die der Anbieter selbst Verantwortlicher ist (insbesondere Registrierungsantrag, Demo-Anfragen, Nutzerkonten), enthält die Datenschutzerklärung der Plattform.

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Ist die Kanzlei Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag der Wohnsitz des Anbieters. Dasselbe gilt, wenn die Kanzlei keinen allgemeinen Gerichtsstand im Inland hat.

(3) Maßgeblich ist die deutsche Fassung. Vietnamesische Zusammenfassungen dienen nur der Information.

(1) Sind einzelne Bestimmungen dieser Nutzungsbedingungen nicht Vertragsbestandteil geworden oder unwirksam, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam. An die Stelle der betroffenen Bestimmungen treten die gesetzlichen Vorschriften (§ 306 BGB).

(2) Erklärungen nach diesen Nutzungsbedingungen bedürfen mindestens der Textform, soweit nichts anderes bestimmt ist.

1. Gegenstand und Dauer. Der Anbieter (Auftragsverarbeiter) verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag der Kanzlei (Verantwortlicher) zur Bereitstellung der Plattform für deren Kanzleibetrieb. Die Vereinbarung gilt für die Dauer des Nutzungsvertrags und darüber hinaus, solange der Anbieter Daten der Kanzlei verarbeitet.

2. Art und Zweck der Verarbeitung. Erheben über die Eingabe- und Upload-Funktionen, Speichern, Ordnen, Anzeigen für berechtigte Nutzer, Abgleichen, Umwandeln (PDF, Exportformate), Exportieren, Übermitteln an von der Kanzlei verbundene Dienste (§ 6 der Nutzungsbedingungen) und Löschen, jeweils zur Bereitstellung der Funktionen der Plattform.

3. Art der Daten. Stammdaten von Mandanten und deren Inhabern (insbesondere Name, Anschrift, Geburtsdatum, Steuer-Identifikationsnummer, Steuernummer, Kontaktdaten, Bankverbindung); Belege und Dokumente einschließlich Ausweis- und Aufenthaltsdokumenten; Kontoauszüge und Zahlungsdaten; Buchungs- und Kontendaten; Personal- und Lohndaten von Beschäftigten der Mandanten (einschließlich Steuer- und Sozialversicherungsdaten sowie gegebenenfalls Angaben zur Religionszugehörigkeit für die Kirchensteuer); Nachrichten und Notizen; Konten- und Protokolldaten der Nutzer.

4. Kategorien betroffener Personen. Mandanten der Kanzlei und deren Inhaber, Gesellschafter und Beschäftigte; Mitarbeitende der Kanzlei; Geschäftspartner der Mandanten, deren Daten auf Belegen oder Kontoauszügen erscheinen.

5. Weisungen. Der Anbieter verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung der Kanzlei, auch in Bezug auf Übermittlungen in Drittländer. Die Weisungen sind in den Nutzungsbedingungen und in den Einstellungen und Aktionen der Kanzlei und ihrer Nutzer in der Plattform festgelegt; ergänzende Weisungen erteilt die Kanzlei in Textform. Hält der Anbieter eine Weisung für rechtswidrig, informiert er die Kanzlei unverzüglich (Art. 28 Abs. 3 Satz 3 DSGVO). Eine Verarbeitung ohne Weisung erfolgt nur, soweit das Unionsrecht oder das Recht eines Mitgliedstaats dazu verpflichtet; in diesem Fall teilt der Anbieter der Kanzlei die rechtlichen Anforderungen vorher mit, sofern das Recht dies nicht verbietet (Art. 28 Abs. 3 lit. a DSGVO).

6. Vertraulichkeit und Berufsgeheimnis. Der Anbieter und alle Personen, die bei ihm Zugang zu den Daten haben, sind zur Vertraulichkeit verpflichtet (Art. 28 Abs. 3 lit. b DSGVO). Der Anbieter wurde darauf hingewiesen, dass die Daten dem Berufsgeheimnis der Kanzlei unterliegen können und dass die unbefugte Offenbarung fremder Geheimnisse nach § 203 StGB strafbar ist; er verpflichtet sich zur Verschwiegenheit und nimmt von fremden Geheimnissen nur Kenntnis, soweit dies zur Bereitstellung der Plattform erforderlich ist (§ 62a Abs. 3 StBerG).

7. Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO). Speicherung in Rechenzentren in Frankfurt am Main (EU); verschlüsselte Übertragung (HTTPS/TLS) und Verschlüsselung der gespeicherten Daten durch den Hosting-Dienstleister; für jede Kanzlei ein getrennter Datenbereich; Zugriffsbeschränkung auf Datenbankebene, sodass Nutzer nur Daten ihrer Kanzlei bzw. ihres Betriebs sehen; nicht öffentlicher Dokumentenspeicher mit kurzlebigen, signierten Zugriffslinks; Passwörter nur als Hash; Schutz öffentlicher Formulare gegen automatisierte Anfragen; regelmäßige Datenbanksicherungen. Der Anbieter darf die Maßnahmen weiterentwickeln, sofern das Schutzniveau nicht unterschritten wird. Für Geräte, Netze und Zugänge auf Seiten der Kanzlei und ihrer Nutzer sowie für Daten, die diese aus der Plattform exportieren oder lokal speichern, ist die Kanzlei verantwortlich.

8. Unterauftragsverarbeiter. Die Kanzlei genehmigt den Einsatz von: Supabase (Datenbank, Anmeldung, Dateispeicher; Rechenzentrum Frankfurt am Main) und Vercel (Hosting und Auslieferung der Webanwendung, Serverfunktionen, Schutz vor automatisierten Anfragen). Die Kanzlei erteilt die allgemeine Genehmigung, weitere oder andere Unterauftragsverarbeiter einzusetzen. Der Anbieter informiert die Kanzlei über jede beabsichtigte Änderung vorab in der Plattform oder in Textform; die Kanzlei kann der Änderung innerhalb von zwei Wochen aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen und den Vertrag in diesem Fall fristlos kündigen. Der Anbieter erlegt Unterauftragsverarbeitern die Datenschutzpflichten dieser Vereinbarung im Wesentlichen auf (Art. 28 Abs. 4 DSGVO). Übermittlungen in Drittländer erfolgen nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO. Dienste, die die Kanzlei nach § 6 der Nutzungsbedingungen selbst verbindet, sind keine Unterauftragsverarbeiter des Anbieters.

9. Unterstützung. Der Anbieter unterstützt die Kanzlei im Rahmen des Zumutbaren und unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung bei der Beantwortung von Anträgen betroffener Personen (Art. 12 bis 22 DSGVO) sowie bei den Pflichten aus Art. 32 bis 36 DSGVO. Die Plattform enthält dafür Export- und Löschfunktionen. Wendet sich eine betroffene Person unmittelbar an den Anbieter, leitet er das Anliegen an die Kanzlei weiter.

10. Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten. Der Anbieter meldet der Kanzlei eine ihm bekannt gewordene Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die Daten der Kanzlei betrifft, unverzüglich in Textform an die im Registrierungsantrag angegebene E-Mail-Adresse und stellt ihr die ihm vorliegenden Informationen zur Verfügung, die sie für ihre Meldung nach Art. 33 und 34 DSGVO benötigt.

11. Löschung und Rückgabe. Nach Ende des Vertrags löscht der Anbieter die Daten der Kanzlei, soweit nicht eine Pflicht zur Speicherung nach dem Unionsrecht oder dem Recht eines Mitgliedstaats besteht. Bis zur Löschung kann die Kanzlei ihre Daten über die Export-Funktionen der Plattform herausnehmen; die Löschung erfolgt frühestens 30 Tage nach Vertragsende, sofern die Kanzlei nicht eine frühere Löschung verlangt. Datensicherungen werden im Rahmen ihres regulären Zyklus gelöscht.

12. Nachweise und Überprüfungen. Der Anbieter stellt der Kanzlei auf Anfrage die Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis der Einhaltung von Art. 28 DSGVO erforderlich sind, und ermöglicht Überprüfungen einschließlich Inspektionen durch die Kanzlei oder einen von ihr beauftragten, zur Verschwiegenheit verpflichteten Prüfer nach vorheriger Abstimmung mit angemessener Frist und zu üblichen Zeiten (Art. 28 Abs. 3 lit. h DSGVO). Die Überprüfung der Unterauftragsverarbeiter erfolgt vorrangig anhand ihrer veröffentlichten Zertifizierungen und Prüfberichte.

13. Haftung und Rangfolge. Für die Haftung im Außenverhältnis gilt Art. 82 DSGVO; im Übrigen gilt § 8 der Nutzungsbedingungen. Bei Widersprüchen geht diese Anlage den Nutzungsbedingungen in Fragen des Datenschutzes vor.